Hogyan lesz a vállalkozás működéséből optimalizált folyamat?
Betekintő
Az előző blogbejegyzésben bemutattuk, hogyan épül fel egy vállalkozás úgy, mint egy LEGO-ház: erőforrásokból, rendszerezésből, szerepkörökből és összehangolt működésből.
De egy ház attól még nem válik modern, okos otthonná, hogy állnak a falai.
A következő kérdés az: hogyan működtetjük úgy a folyamatokat, hogy ne kockás füzetek, szétszórt Excel-táblák és fejben tartott feladatok irányítsák a céget, hanem átlátható, tudatosan felépített és automatizálható rendszer?
A 21. századi vállalkozásfejlesztés egyik legfontosabb területe ezért a folyamatoptimalizálás.
Folyamatoptimalizálás
Az optimalizálás kifejezés jelentése a magyar értelmező szótárban: tökéletesítés, finomítás. A vállalkozások működésére formálva pedig a folyamatok tudatos finomhangolását jelenti annak érdekében, hogy kevesebb erőforrással jobb eredményt lehessen elérni.
Fontos megérteni, hogy a valódi optimalizálás nem magával az optimalizálással kezdődik (lsd. 1. ábra). A semmit nem lehet finomhangolni. Először látni kell, hogy jelenleg hogyan működünk, mit csinálunk, hol akadnak el a folyamatok és csak ezután lehet fejleszteni. Ezért kezdik a szervezetfejlesztők, folyamatoptimalizálók a felméréssel a munkát.
A szervezeti működés egymásra épülő folyamatokból áll. Drótos és Marciniak (n.d.) szerint ezen folyamatok vizsgálata, elemzése és fejlesztése adja az optimalizálás alapját.
Ma már a kérdés már nem az, hogy szükséges-e optimalizálni. A gyorsan változó piaci környezetben a KKV-k számára ez gyakran nem növekedési lehetőség, hanem a fennmaradás feltétele (Ogeawuchi, Akpe, Abayomi & Agboola, 2021).
A kutatások szerint a tudatos folyamatfejlesztés segít (Ogeawuchi et al., 2021):
- csökkenteni a működési költséget;
- minimalizálni a hibákat;
- gyorsabban reagálni;
- fenntartani vagy javítani a minőséget;
- felismerni az új növekedési lehetőségeket.
Másképp fogalmazva a rendezetlen működés ma már versenyhátrányt jelent.
ERP rendszerek
Sok vállalkozás működése azonban még mindig jegyzetfüzetekre, különálló táblázatokra, e-mailekre és fejben tartott folyamatokra épül.
Ahogy gyorsul a világ és ahogy nő a cég, ez a modell lassulást, hibákat, információvesztést és átláthatatlanságot eredményez. Itt lép be az ERP-rendszer, mint jelenség, és mint eszköz.
Az ERP (Enterprise Research Planning, vállalatirányítási rendszer) lényege, hogy a vállalkozás különböző területeit — pénzügy, sales, HR, logisztika — egyetlen összehangolt rendszerben kapcsolja össze annak érdekében, hogy egyszerűsítse a napi működést, átláthatóbbá tegye a folyamatokat és támogassa a vezetői döntéshozatalt (Aranyics, 2025; Bawa, 2024). Mivel a folyamatok optimalizálása ma már alapfeltétel, a KKV-k számára az ERP rendszerek szerepe sem csupán technológiai kérdés: szoros kapcsolatban áll a sikeres vállalatvezetéssel is (Kacsukné Bruckner & Kiss, 2019).
A valódi kérdés inkább az, hogy a vállalkozás a saját méretéhez, céljaihoz és folyamataihoz megfelelő rendszert használ-e.
Mitől jó egy ERP rendszer?
Aranyics (2025) azt vizsgálta, hogy mitől is függ az ERP rendszerek sikeressége. Eredményei szerint a sikerességet nem a befektetett összeg vagy a technikai bonyolultság határozza meg. Az egyik legfontosabb tényező a felhasználói élmény.
A felhasználóközpontú tervezési megközelítés (User-Centric Design Approach) szerint 5 kulcstényezőt fogalmazhatunk meg (lsd. 2. ábra).
Ha kíváncsi vagy, hogy vállalkozásod folyamatai mennyire átláthatók, rendszerszinten fejleszthetők, vagy hogy a jelenlegi működésedből hogyan lehetne többet kihozni, az Egyszerűen csapata ebben tud segíteni.
Ha pedig érdekel, hogyan kapcsolódik mindehhez a csapatműködés, az egyéni szerepkörök hatékonysága és a szervezeti kultúra, érdemes követni a következő részt is.
Szakirodalmi hivatkozások
- Aranyics, V. (2025). ERP rendszerek felhasználói élménye. Magyar Agrár-és Élettudományi Egyetem (Szakdolgozat).
- Bawa, S. S. (2024). Enhancing usability and user experience in enterprise resource planning implementations. International Journal of Innovative Science and Research Technology, 9(2), 166. https://www.researchgate.net
- Drótos, Gy. & Marciniak, R. (n.d.) Folyamatautomatizálás: A folyamatoptimalizálás új szintje. Farkas Ferenc Kötet. https://www.researchgate.net
- Kacsukné Bruckner, L. & Kiss, T. (2019). Bevezetés az üzleti informatikába. Akadémiai Kiadó.
- Ogeawuchi, J. C., Akpe, O. E. E., Abayomi, A. A., & Agboola, O. A. (2021). Systematic review of business process optimization techniques using data analytics in small and medium enterprises. IRE Journals, 5(4), 251-259. https://www.researchgate.net
- Szöllősi, S. (2014). Bevezetés a három betűs rövidítések világába. [Online] https://www.slideserve.com
